Lucru - Contabilitate - Planul de conturi financiar - Clasa de conturi 5

Contabilitate

Contul 531 - Casa

Cu ajutorul acestui cont se ține evidența numerarului aflat în casieria entității, precum și a mișcării acestuia, ca urmare a încasărilor și plăților efectuate.

Contul 531 "Casa" este un cont de activ.

În debitul contului 531 "Casa" se înregistrează:

– sumele ridicate de la bănci (581);

– sumele încasate de la clienți (411);

– sumele încasate de la acționari/asociați și din operațiuni în participație (455, 458);

– sumele încasate reprezentând aport la capitalul social (456);

– debite încasate de la salariați și debitori diverși (428, 461);

– sumele încasate de la creditori diverși (462);

– sumele încasate reprezentând venituri anticipate (472);

– sumele încasate și necuvenite unității (473);

– sumele virate unității de către subunități (în contabilitatea unității) sau subunităților de către unitate (în contabilitatea subunităților) (481, 482);

– sumele restituite în numerar reprezentând avansuri de trezorerie neutilizate (542);

– sumele încasate din servicii prestate, vânzarea mărfurilor și alte activități (704, 707, 708, 4427);

– sumele încasate din studii, redevențe, locații de gestiune și chirii (705, 706);

– sumele încasate din despăgubiri și alte venituri din exploatare (758);

– câștigul rezultat din vânzarea investițiilor pe termen scurt la un preț de cesiune mai mare decât valoarea contabilă (764);

– diferențele favorabile de curs valutar aferente operațiunilor efectuate în valută în cursul perioadei sau disponibilităților în valută, înregistrate la finele lunii, respectiv la închiderea exercițiului financiar (765).

În creditul contului 531 "Casa" se înregistrează:

– depunerile de numerar la bănci (581);

– costul de achiziție al investițiilor financiare cumpărate în numerar (261, 262, 263, 265, 267, 269, 501, 505, 506, 508, 509);

– plățile efectuate către furnizori (401, 404);

– sumele achitate personalului (421, 423, 424, 425, 426, 428);

– plăți ocazionate de înființarea sau dezvoltarea entității (201);

– sumele achitate colaboratorilor (401);

– plățile efectuate reprezentând sume transferate între unitate și subunități (481, 482);

– sumele achitate reprezentând cheltuielile cu redevențele, chiriile, primele de asigurări, comisioanele, onorariile, protocol, deplasări, detașări, transferări, taxe poștale și taxe de telecomunicații, sume achitate pentru alte servicii executate de terți (612, 613, 622, 623, 624, 625, 626, 628);

– plățile efectuate reprezentând alte cheltuieli de exploatare (658);

– sumele achitate terților reprezentând rețineri sau popriri din remunerații (427);

– sumele plătite din operațiuni în participație (458);

– sumele restituite asociaților/acționarilor (455, 456);

– dividendele plătite acționarilor/asociaților (457);

– sumele achitate creditorilor diverși (462);

– sumele plătite anticipat (471);

– sumele încasate și necuvenite unității (473);

– plățile efectuate reprezentând sume transferate între unitate și subunități, precum și între subunități (481, 482);

– cheltuieli legate de emiterea instrumentelor de capitaluri proprii, atunci când nu sunt îndeplinite condițiile pentru recunoașterea lor ca imobilizări necorporale (149);

– alte cheltuieli legate de răscumpărarea instrumentelor de capitaluri proprii (149);

– plățile în numerar reprezentând alte valori achiziționate (532);

– avansurile de trezorerie acordate (542);

– diferențele nefavorabile de curs valutar, aferente operațiunilor în valută efectuate în cursul perioadei sau disponibilităților în valută existente la finele lunii, respectiv la închiderea exercițiului financiar (665).

Soldul contului reprezintă numerarul existent în casierie.

Acest cont se dezvoltă pe următoarele conturi sintetice de gradul II:

5311. Casa în lei (A)

5314. Casa în valută (A)

Abordarea contabilă

Contul 531 este un cont de activ esențial, utilizat pentru a înregistra și a monitoriza disponibilitățile bănești ale unei entități în numerar. Este vital pentru a urmări tranzacțiile în numerar și pentru a asigura o evidență precisă a încasărilor și plăților în numerar.

Definiție: Înregistrează existența și mișcarea numerarului aflat în casieria entității.

Funcția: Rolul său principal este de a asigura un control riguros asupra fluxului de numerar. Orice operațiune de încasare sau plată în numerar se reflectă în acest cont, fiind piesa centrală a trezoreriei operaționale.
inclusiv chitanțele și bonurile fiscale.

Structura: Este un cont de activ, având un sold debitor care reprezintă valoarea totală a numerarului din casierie. .

Monografie Contabilă Detaliată

Să luăm un exemplu simplificat: o companie încasează 500 lei de la un client în numerar și plătește o factură de 200 lei către un furnizor.

1. La încasarea numerarului de la client:

Cont Debit	Suma (Lei)	Cont Credit	Suma (Lei)
5311 "Casa în lei"	500	4111 "Clienți"	500

Explicație: Se debitează contul de activ 5311 pentru a înregistra intrarea numerarului. Se creditează contul de creanțe-client 4111 pentru a stinge creanța clientului, indicând că datoria a fost achitată.

2. La plata facturii către un furnizor în numerar:

Cont Debit	Suma (Lei)	Cont Credit	Suma (Lei)
401 "Furnizori"	200	5311 "Casa în lei"	200

Explicație: Se debitează contul de pasiv 401 pentru a stinge datoria față de furnizor. Se creditează contul de activ 5311 pentru a înregistra ieșirea numerarului.

Prezentarea în Situațiile Financiare
Soldul Contului 531 este prezentat în Bilanț, la Active circulante, în categoria "Casa și conturi la bănci", alături de alte disponibilități bănești, fiind o componentă crucială a lichidității unei companii.

Abordarea IFRS

În sistemul IFRS, tratamentul contabil al numerarului se bazează pe principiul fundamental al evaluării la valoarea nominală și al prezentării clare în situațiile financiare. Standardele principale care reglementează aceste operațiuni sunt IAS 1 "Prezentarea situațiilor financiare" și IAS 7 "Situația fluxurilor de numerar".

Recunoaștere și evaluare: În conformitate cu IAS 7, numerarul este considerat un activ lichid și reprezintă cea mai pură formă de numerar și echivalente de numerar. Acesta este evaluat întotdeauna la valoarea sa nominală, neexistând un risc de fluctuație a valorii.
Fără conturi separate: IFRS nu impune un plan de conturi standard, așa cum face OMFP. Numerarul din casă este inclus în bilanț (Statement of Financial Position) sub denumirea de "Numerar și echivalente de numerar" (Cash and cash equivalents). De obicei, acesta este o singură linie care include numerarul din casă, conturile bancare și alte investiții pe termen scurt, foarte lichide.
Prezentarea: IAS 1 impune o prezentare clară și transparentă a numerarului și a echivalentelor de numerar, de obicei ca o singură linie de activ. De asemenea, IAS 7 impune întocmirea unei situații a fluxurilor de numerar, care oferă o imagine detaliată a modului în care s-au generat și s-au consumat fondurile pe parcursul exercițiului financiar. .

Diferențe Cheie IFRS vs. OMFP

Aspect	OMFP 1802/2014	IFRS (IAS 1 & IAS 7)
Tratament contabil	Utilizează conturi distincte și detaliate (5311, 5314) pentru a face diferența între numerar și alte valori.	Nu impune un cont specific.
Principiu fundamental	Se bazează pe contabilitatea de angajamente și pe evidența analitică a numerarului.	Se bazează pe principiul lichidității și al substanței economice a activului.
Prezentare	Prezintă numerarul din casă în contabilitatea internă separat de conturile bancare.	Le grupează, de obicei, cu numerarul din conturile bancare și cu alte echivalente de numerar.

În concluzie, IFRS tratează numerarul dintr-o perspectivă mai simplificată și mai transparentă, integrându-l în categoria generală a numerarului și a echivalentelor de numerar.

Abordarea de audit

Pentru un auditor, auditul Contului 531 este o procedură importantă, deoarece numerarul este cel mai lichid activ și este vulnerabil la furt sau la gestionare necorespunzătoare. Obiectivul principal al auditorului este de a se asigura că soldul din casă este complet și valid la data bilanțului.

Inventarul fizic (numărarea numerarului): Cea mai importantă procedură de audit este efectuarea unui inventar fizic inopinat al numerarului. Auditorul va număra banii aflați în casierie, în prezența casierului, și va compara suma cu soldul înregistrat în contabilitate. Această procedură oferă dovezi directe și foarte fiabile despre existența activului.
Verificarea documentației justificative: Auditorul va examina documentele care stau la baza tuturor mișcărilor de numerar, cum ar fi chitanțele fiscale, dispozițiile de plată/încasare și jurnalele de casă. El va verifica dacă toate tranzacțiile în numerar sunt înregistrate corect și că sunt respectate plafoanele legale pentru încasări și plăți în numerar.
Testul de cut-off: Auditorul va efectua un test de cut-off pentru a se asigura că toate tranzacțiile în numerar din ultimele zile ale perioadei fiscale au fost înregistrate corect și nu au fost mutate în anul următor.

Abordarea ANAF și a Codului de Procedură Fiscală

Pentru Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), Contul 531 este un cont de risc major. De ce? Pentru că tranzacțiile în numerar sunt cele mai greu de verificat și cele mai expuse evaziunii fiscale. Inspectorii fiscali sunt extrem de atenți la justificarea fiscală a tuturor încasărilor și plăților în numerar. .

Principalele verificări ale ANAF

Respectarea plafoanelor de numerar: Conform reglementărilor fiscale, există limite stricte pentru plățile și încasările în numerar între entități și de la/către persoane fizice. Orice tranzacție care depășește aceste plafoane atrage sancțiuni, chiar dacă este justificată. ANAF va verifica dacă plățile și încasările din contul 531 respectă aceste limite.
Verificarea veniturilor nedeclarate: ANAF va solicita documentele justificative (chitanțe, bonuri fiscale, foi de casă) pentru a reconcilia soldul din contul 531 cu veniturile înregistrate în contabilitate. O diferență semnificativă între încasările în numerar și veniturile declarate poate indica venituri nedeclarate, care vor fi impozitate retroactiv, cu majorări și penalități.
Deductibilitatea cheltuielilor: Pentru ca o cheltuială în numerar să fie deductibilă fiscal, trebuie să fie justificată cu documente (facturi, bonuri fiscale, dispoziții de plată) și să fie înregistrată corect în contabilitate. ANAF va verifica dacă cheltuielile plătite din casă sunt reale și că nu sunt folosite pentru a reduce nejustificat baza de impozitare.

Concluzie
Pentru ANAF, Contul 531 este o sursă de informații esențială pentru a verifica legalitatea și corectitudinea înregistrărilor fiscale. O gestionare riguroasă a acestui cont, cu documentație justificativă solidă și respectarea plafoanelor de numerar, este esențială pentru a evita orice problemă cu autoritățile fiscale.

Abordarea acționarului/ asociatului și a părților interesate

Pentru investitori, analiști și creditori, Contul 531 este un indicator important al lichidității imediate și al eficienței operaționale. Deși numerarul în casă este un activ, un sold prea mare poate ridica semne de întrebare. .

Indicator al managementului lichidității: Un sold adecvat în contul 531 indică faptul că managementul este capabil să gestioneze fluxurile de numerar pentru a-și îndeplini obligațiile pe termen scurt. O lipsă de numerar poate semnala probleme de lichiditate și incapacitatea de a-și plăti datoriile.
Lipsa de eficiență: Pe de altă parte, un sold excesiv de mare în casierie poate fi considerat un semn de ineficiență. Numerarul care stă în casă nu produce profit și nu generează dobândă. Analiștii vor urmări dacă managementul a investit sau a gestionat în mod optim surplusul de numerar.
Riscul de fraudă și control intern: O valoare mare în contul 531 ridică un risc crescut de furt sau de fraudă. Investitorii și auditorii vor evalua cu atenție controalele interne ale companiei pentru a se asigura că numerarul este gestionat în siguranță și că există o separare clară a sarcinilor.

Concluzie
Contul 531 este un barometru al sănătății financiare și al managementului prudențial. Pentru părțile interesate, el reflectă nu doar poziția financiară, ci și prudența și integritatea managementului în gestionarea numerarului.

Bibliografie:

O.M.F.P. nr. 1.802 din 29 decembrie 2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate (publicat în M. Of. nr. 963 din 30 decembrie 2014).

Anexa O.M.F.P. nr. 1.802 - Reglementări contabile din 29 decembrie 2014 privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate.

O.M.F.P. nr. 2.844 din 19 decembrie 2016 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu Standardele Internaționale de Raportare Financiară (publicat în M. Of. nr. 1.020 din 19 decembrie 2016).

Anexa nr. 1 a O.M.F.P. nr. 2.844 - Reglementările contabile din 12 decembrie 2016 conforme cu Standardele Internaționale de Raportare Financiară.

Dorin, Merticaru