Lucru - Contabilitate - Planul de conturi financiar - Clasa de conturi 4

Contabilitate

Contul 401 - Furnizori

Cu ajutorul acestui cont se ține evidența datoriilor și a decontărilor în relațiile cu furnizorii, alții decât entitățile afiliate, entitățile asociate și entitățile controlate în comun, pentru aprovizionările de bunuri sau serviciile prestate.

Contul 401 "Furnizori" este un cont de pasiv.

În creditul contului 401 "Furnizori" se înregistrează:

– valoarea la preț de cumpărare sau standard (prestabilit) al materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, activelor biologice de natura stocurilor, mărfurilor și ambalajelor, achiziționate cu titlu oneros de la terți pe bază de facturi (301, 302, 303, 361, 371, 381, 321, 322, 323, 326, 327, 328), precum și diferențele de preț în plus sau nefavorabile aferente, în cazul în care evidența acestora se ține la prețuri standard (308, 368, 388);

– valoarea la preț de înregistrare a produselor aduse de la terți (341, 345, 346, 347);

– rezultatul nefavorabil provenit din corectarea erorilor contabile, constatate în exercițiul financiar curent, aferente exercițiilor financiare precedente (117);

– valoarea materialelor achiziționate, nestocate și consumul de energie și apă (604, 605);

– valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire, facturate de furnizori (409);

– valoarea materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, mărfurilor, ambalajelor etc. achiziționate, în cazul folosirii metodei inventarului intermitent (601, 602, 603, 607, 608);

– valoarea serviciilor prestate de terți (611, 612, 613, 614, 615, 621, 622, 623, 624, 625, 626, 628, 471);

– valoarea facturilor primite, în cazul în care acestea au fost evidențiate anterior ca facturi nesosite (408);

– taxa pe valoarea adăugată aferentă furnizorilor (4426);

– valoarea timbrelor fiscale și poștale, biletelor de tratament și călătorie și a altor valori achiziționate (532);

– valoarea despăgubirilor, amenzilor și penalităților datorate terților (658);

– valoarea certificatelor de emisii de gaze cu efect de seră achiziționate, aferente perioadei (652);

– diferențele nefavorabile de curs valutar din evaluarea soldului în valută, înregistrate la finele lunii, respectiv la închiderea exercițiului financiar (665);

– diferențele nefavorabile aferente datoriilor exprimate în lei, a căror decontare se face în funcție de cursul unei valute, rezultate din evaluarea acestora la finele lunii, respectiv la închiderea exercițiului financiar (668);

– valoarea avansurilor facturate (409).

În debitul contului 401 "Furnizori" se înregistrează:

– plățile efectuate către furnizori (512, 531, 541, 542);

– valoarea acceptată a efectelor comerciale de plătit (403);

– valoarea avansurilor acordate furnizorilor, cu ocazia regularizării plăților cu aceștia (409);

– sumele nete achitate colaboratorilor și impozitul reținut (512, 531, 444);

– valoarea la preț de înregistrare a produselor cuvenite unităților prestatoare, ca plată în natură potrivit prevederilor contractuale (345);

– datorii prescrise, scutite sau anulate, potrivit legii (758);

– valoarea reducerilor comerciale primite ulterior facturării (609);

– valoarea sconturilor obținute de la furnizori (767);

– valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire, predate furnizorului (409);

– diferențele favorabile de curs valutar aferente datoriilor către furnizori, la decontarea acestora sau cu ocazia evaluării lor la finele lunii, respectiv la închiderea exercițiului financiar (765);

– diferențele favorabile aferente datoriilor exprimate în lei, a căror decontare se face în funcție de cursul unei valute, la decontarea acestora sau cu ocazia evaluării lor la finele lunii, respectiv la închiderea exercițiului financiar (768).

Soldul contului reprezintă sumele datorate furnizorilor.

Bilanț contabil:

Datorii: Sumele care trebuie plătite într-o perioadă de până la un an - Datorii comerciale - furnizori.

Datorii comerciale - furnizori (cont 401 + 404 + 408)

Datorii: Sumele care trebuie plătite într-o perioadă mai mare de un an - Datorii comerciale - furnizori.

Datorii comerciale - furnizori (cont 401 + 404 + 408)

Abordarea contabilă

Contul 401 - Furnizori este un cont de pasiv ce reflectă datoriile entității către furnizori, rezultate din achiziția de bunuri (stocuri, imobilizări) sau servicii, pentru care nu s-a efectuat încă plata. Acest cont este esențial pentru a înregistra corect angajamentele companiei față de partenerii săi de afaceri.

Definiție: Acest cont înregistrează datoriile comerciale pe termen scurt.

Funcția: Rolul său este de a asigura aplicarea principiului contabilității pe baza de angajamente (accrual), conform căruia tranzacțiile trebuie recunoscute în momentul în care au loc, nu atunci când se încasează sau se plătesc.

Structura: Este un cont de pasiv, având un sold creditor care reprezintă valoarea totală a datoriilor către furnizori, la un anumit moment.

Monografie Contabilă Detaliată

Să luăm un exemplu. O companie achiziționează materii prime de la un furnizor, în valoare de 1.000 lei (fără TVA), plus TVA 19% (190 lei). Valoarea totală a facturii este de 1.190 lei.

1. La înregistrarea facturii de la furnizor:

Cont Debit	Suma (Lei)	Cont Credit	Suma (Lei)
301 "Materii prime"	1.000	401 "Furnizori"	1.190
4426 "TVA deductibilă"	190

Explicație: Se debitează contul 301 cu valoarea materiilor prime achiziționate și contul 4426 cu TVA-ul deductibil. Se creditează contul 401 cu valoarea totală a facturii, reprezentând datoria către furnizor.

2. La plata facturii către furnizor:

Cont Debit	Suma (Lei)	Cont Credit	Suma (Lei)
401 "Furnizori"	1.190	5121 "Conturi la bănci în lei"	1.190

Explicație: Se debitează contul 401 pentru a stinge datoria, iar contul 5121 se creditează, reflectând ieșirea de numerar din bancă.

Prezentarea în Situațiile Financiare
Soldul creditor al Contului 401 este prezentat în Bilanț la Datorii pe termen scurt, sub denumirea de "Datorii comerciale și alte datorii". Acesta reprezintă o parte importantă a capitalului circulant al companiei și un indicator al relațiilor sale comerciale.

Abordarea IFRS

În sistemul IFRS, datoriile către furnizori sunt tratate conform IAS 1 "Prezentarea situațiilor financiare", care reglementează modul de prezentare al datoriilor comerciale. Conform acestui standard, datoriile comerciale sunt clasificate ca datorii curente dacă sunt scadente în termen de 12 luni de la data bilanțului. Un alt standard relevant este IFRS 9 "Instrumente financiare", care stabilește principiile de recunoaștere și evaluare a datoriilor.

Recunoaștere și Evaluare: Sub IFRS, datoriile către furnizori sunt recunoscute inițial la valoarea justă (fair value), care de obicei este egală cu costul tranzacției. Ulterior, datoriile sunt evaluate la cost amortizat.
Fără conturi separate: IFRS nu impune un plan de conturi standardizat, cum este OMFP. Cu toate acestea, entitățile folosesc o structură internă similară celei din OMFP pentru a urmări datoriile către furnizori. Ceea ce contează este prezentarea finală în situațiile financiare.
Prezentarea în situațiile financiare: Datoriile comerciale (trade payables) sunt prezentate în Bilanț (Statement of Financial Position) la secțiunea "Datorii curente".

Diferențe Cheie IFRS vs. OMFP

Aspect	OMFP 1802/2014	IFRS (IAS 1 & IFRS 9)
Tratament contabil	Utilizează un plan de conturi specific (ex. 401).	Nu impune un plan de conturi. Tratează datoriile ca "trade payables".
Principiu fundamental	Se bazează pe principiul contabilității pe bază de angajamente.	Se bazează pe cel mai mic dintre costul istoric și valoarea realizabilă netă.
Evaluare	Evaluare la costul de achiziție.	Evaluare inițială la valoarea justă, ulterior la cost amortizat.

În concluzie, IFRS oferă o imagine mai directă a datoriilor în Bilanț, concentrându-se pe principiile de recunoaștere și evaluare, nu pe un plan de conturi rigid.

Abordarea de audit

Pentru un auditor, auditul Contului 401 se concentrează pe existența și evaluarea datoriilor. Obiectivul este de a se asigura că toate datoriile către furnizori sunt corect înregistrate și că valoarea acestora este reală.

Confirmarea datoriilor: Una dintre cele mai comune proceduri de audit este trimiterea de cereri de confirmare directă către furnizori. Această procedură independentă ajută la verificarea existenței datoriilor și la identificarea oricăror diferențe între soldurile înregistrate de companie și cele ale furnizorului.
Verificarea documentației: Auditorul va examina un eșantion de facturi, contracte și bonuri de recepție pentru a se asigura că datoriile sunt generate din tranzacții reale și că sunt corect înregistrate la valoarea convenită.
Testul de "cut-off": Acest test este crucial. Auditorul va verifica dacă tranzacțiile de la sfârșitul perioadei de raportare (ex: ultima lună a anului) sunt înregistrate în perioada corectă. O eroare de "cut-off" ar putea duce la subevaluarea datoriilor și la supraevaluarea profitului.
Identificarea datoriilor omise: O provocare majoră este identificarea datoriilor care nu au fost înregistrate. Auditorul va căuta facturi primite după data bilanțului, dar care se referă la bunuri sau servicii primite înainte de acea dată.

Abordarea ANAF și a Codului de Procedură Fiscală

Pentru Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), Contul 401 este un punct de control esențial în verificarea deductibilității cheltuielilor și a TVA-ului. ANAF va urmări cu atenție dacă datoriile înregistrate corespund unor tranzacții economice reale și dacă sunt îndeplinite condițiile pentru deducerea fiscală.

Deductibilitatea cheltuielilor: Inspectorii fiscali vor verifica dacă bunurile sau serviciile achiziționate de la furnizori sunt destinate obținerii de venituri impozabile. O cheltuială care nu are legătură cu activitatea economică a companiei nu este deductibilă fiscal.
Deductibilitatea TVA: O atenție deosebită se va acorda TVA-ului deductibil (înregistrat în contul 4426). ANAF va verifica dacă există documente justificative (facturi) emise legal de către furnizori și dacă tranzacțiile sunt reale. Un TVA dedus pe baza unei facturi fictive sau anulate duce la obligația de a returna suma, plus penalități.
Verificarea documentației: ANAF va solicita facturi, contracte, avize de însoțire a mărfii și bonuri de recepție. O discrepanță între valoarea din contul 401 și documentele justificative poate ridica suspiciuni de manipulare contabilă.

Concluzie
Pentru ANAF, Contul 401 este un instrument de control al legalității și realității tranzacțiilor. Inspectorii fiscali se vor concentra pe verificarea strictă a documentației și a respectării condițiilor de deductibilitate pentru a se asigura că baza impozabilă și TVA-ul declarat sunt corecte.

Abordarea acționarului/ asociatului și a părților interesate

Pentru investitori, analiști și creditori, Contul 401 este un indicator esențial al lichidității și al stabilității financiare a unei companii. O analiză atentă a acestui cont poate oferi informații valoroase despre modul în care managementul gestionează fluxurile de numerar și relațiile cu partenerii de afaceri.

Capacitatea de plată: Un sold crescător al contului 401 poate fi un semnal de alarmă pentru creditori, indicând o posibilă lipsă de lichiditate și o dificultate a companiei de a-și onora datoriile la timp. Pe de altă parte, o plată rapidă a datoriilor către furnizori poate sugera o situație financiară solidă. Analiștii vor urmări numărul mediu de zile de plată către furnizori pentru a evalua eficiența managementului capitalului circulant.
Relațiile comerciale: Un sold al contului 401 în creștere constantă poate indica o renegociere a termenelor de plată cu furnizorii, ceea ce poate fi un semn pozitiv (o companie cu putere de negociere). Totuși, poate fi și un semn negativ, arătând că furnizorii încep să-și piardă încrederea și cer termene de plată mai scurte.
Structura capitalului: Datoriile către furnizori reprezintă o formă de finanțare pe termen scurt fără costuri (dacă nu există penalități de întârziere). Managementul eficient al acestui cont poate contribui la optimizarea capitalului circulant.

Concluzie
Contul 401 este un barometru al sănătății financiare pe termen scurt. Pentru părțile interesate, el reflectă nu doar datoriile companiei, ci și eficiența, prudența și transparența managementului în gestionarea relațiilor cu partenerii de afaceri și în asigurarea lichidității.

Bibliografie:

O.M.F.P. nr. 1.802 din 29 decembrie 2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate (publicat în M. Of. nr. 963 din 30 decembrie 2014).

Anexa O.M.F.P. nr. 1.802 - Reglementări contabile din 29 decembrie 2014 privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate.

O.M.F.P. nr. 2.844 din 19 decembrie 2016 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu Standardele Internaționale de Raportare Financiară (publicat în M. Of. nr. 1.020 din 19 decembrie 2016).

Anexa nr. 1 a O.M.F.P. nr. 2.844 - Reglementările contabile din 12 decembrie 2016 conforme cu Standardele Internaționale de Raportare Financiară.

Dorin, Merticaru