Lucru - Contabilitate - Planul de conturi financiar - Clasa de conturi 5
Contabilitate
Contul 542 - Avansuri de trezorerie
Cu ajutorul acestui cont se ține evidența avansurilor de trezorerie.
Contul 542 "Avansuri de trezorerie" este un cont de
activ.
În debitul contului 542 "Avansuri de trezorerie" se
înregistrează:
– avansurile de
trezorerie acordate (531);
– diferențele favorabile
de curs valutar aferente avansurilor de trezorerie în
valută, înregistrate la finele lunii, respectiv la
închiderea exercițiului financiar (765).
În creditul contului 542 "Avansuri de trezorerie" se
înregistrează:
– avansurile de
trezorerie justificate prin achiziția de stocuri, inclusiv
diferențele de preț nefavorabile aferente (301,
302,
303,
308,
361,
368,
371, 381, 388,
401);
– cheltuieli reprezentând
valoarea materialelor nestocate, consumurilor de energie
și apă, întreținere și reparații, primele de asigurare,
studii și cercetare executate de terți, comisioane și
onorarii, protocol, reclamă și publicitate, transport de
bunuri, deplasări, poștale și telecomunicații, alte
servicii executate de terți (602,
604,
605,
611, 612,
613,
614,
622,
623,
624,
626,
628);
– sume reprezentând
avansuri nejustificate (428);
– sume restituite în
numerar reprezentând avansuri de trezorerie neutilizate (531);
– sume utilizate pentru
achitarea altor valori (532);
– diferențele
nefavorabile de curs valutar, aferente avansurilor de
trezorerie în valută, înregistrate la finele lunii,
respectiv la închiderea exercițiului financiar sau la
lichidarea acestora (665).
Soldul contului reprezintă sumele acordate ca
avansuri de trezorerie, nedecontate.
Abordarea contabilă
Contul 542 este un cont de activ utilizat pentru a înregistra sumele de bani acordate de o entitate, sub formă de avansuri, personalului propriu sau altor persoane, pentru efectuarea unor cheltuieli în numele entității (de exemplu, deplasări, achiziții de bunuri minore, diverse cheltuieli operaționale).
Definiție: Acest cont reflectă sumele de numerar acordate ca avansuri pentru deplasări, aprovizionări, protocol sau alte operațiuni similare.
Funcția: Rolul său principal este de a ține evidența strictă a banilor dați ca avans, până la decontarea lor. Prin utilizarea acestui cont, se asigură un control riguros asupra modului în care angajații cheltuiesc banii companiei și se evită confuzia între numerarul din casierie și numerarul aflat în posesia angajaților.
Structura: Este un cont de activ, având un sold debitor care reprezintă valoarea totală a avansurilor acordate și nedecontate.
Monografie Contabilă Detaliată
Să luăm un exemplu simplificat: o companie acordă un avans de 500 lei unui angajat pentru o deplasare. La întoarcere, angajatul prezintă un decont de 450 lei, iar restul de 50 lei este returnat în casierie.
1. La acordarea avansului către angajat:
| Cont Debit | Suma (Lei) | Cont Credit | Suma (Lei) |
| 542 "Avansuri de trezorerie" | 500 | 5311 "Casa în lei" | 500 |
2. La decontarea cheltuielilor pe baza documentelor justificative:
| Cont Debit | Suma (Lei) | Cont Credit | Suma (Lei) |
| 625 "Cheltuieli cu deplasări" | 450 | 542 "Avansuri de trezorerie" | 450 |
3. La returnarea de către angajat a restului de avans:
| Cont Debit | Suma (Lei) | Cont Credit | Suma (Lei) |
| 5311 "Casa în lei" | 50 | 542 "Avansuri de trezorerie" | 50 |
Prezentarea în Situațiile Financiare
Soldul Contului 542 este prezentat în Bilanț, la Active circulante, în categoria "Alte creanțe" sau "Alte active circulante".
Abordarea IFRS
În sistemul IFRS, tratamentul contabil al avansurilor de trezorerie se bazează pe principiul fundamental al contabilității de angajamente. Aceste avansuri sunt considerate creanțe pe termen scurt și sunt recunoscute ca atare în momentul acordării. IFRS nu are un cont specific echivalent cu 542, ci clasifică aceste avansuri în funcție de natura lor economică.
- Clasificare și evaluare: Avansurile de trezorerie sunt considerate creanțe financiare, conform IFRS 9 "Instrumente financiare". Ele sunt evaluate la valoarea nominală și sunt recunoscute ca un activ curent în bilanț, deoarece se așteaptă a fi decontate într-o perioadă scurtă (de obicei, sub un an).
- Fără conturi separate: IFRS nu impune un plan de conturi rigid. În bilanț (Statement of Financial Position), aceste avansuri sunt, de obicei, incluse în categoria "Alte creanțe" (Other receivables) sau "Alte active circulante" (Other current assets), deoarece nu se încadrează în definiția de numerar sau creanțe comerciale.
- De-recunoașterea activului: În momentul în
care angajatul decontează avansul, compania
recunoaște cheltuielile sau activele
corespunzătoare, iar creanța din avansul de
trezorerie este stinsă.
| Aspect | OMFP 1802/2014 | IFRS (IAS 1 & IFRS 9) |
| Tratament contabil | Utilizează un cont distinct și detaliat (542). | Nu impune un cont specific. |
| Principiu fundamental | Se bazează pe contabilitatea de angajamente. | Se bazează pe principiul substanței economice a tranzacției, clasificându-le ca alte creanțe. |
| Prezentare | Prezintă avansurile ca un activ distinct în cadrul Clasei 5. | Le consolidează în
categorii mai largi precum "Alte creanțe". |
Abordarea de audit
Pentru un auditor, auditul
Contului 542 este o procedură importantă pentru a se
asigura că avansurile de trezorerie sunt acordate,
utilizate și decontate corespunzător. Obiectivul
principal este de a verifica dacă creanțele sunt
reale, justificabile și decontate la timp.
Principalele proceduri de audit
Pentru Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), Contul 542 este o sursă de informații crucială pentru a verifica legalitatea și corectitudinea cheltuielilor. Inspectorii fiscali sunt extrem de atenți la justificarea fiscală a cheltuielilor efectuate din aceste avansuri, precum și la respectarea prevederilor legale.
Principalele verificări ale ANAF
Pentru ANAF, Contul 542 este o sursă de informații esențială pentru a verifica legalitatea și corectitudinea cheltuielilor și pentru a preveni evaziunea fiscală. O gestionare riguroasă a acestui cont, cu documentație justificativă solidă, este esențială pentru a evita orice problemă cu autoritățile fiscale.
Pentru investitori, analiști și creditori, Contul 542 este un indicator important al disciplinii financiare și al controlului intern. Deși soldul acestui cont nu este, de obicei, semnificativ din punct de vedere material, el poate oferi informații valoroase despre managementul companiei.
Contul 542 este un barometru al sănătății financiare și al managementului prudențial. Pentru părțile interesate, el reflectă nu doar poziția financiară, ci și prudența și integritatea managementului în gestionarea tuturor relațiilor financiare.
Principalele proceduri de audit
- Verificarea documentației justificative: Auditorul va examina documentele care stau la baza fiecărui avans. Acestea includ dispozițiile de plată către casierie sau extrasele de cont bancare care arată acordarea avansului.
- Testul de decontare: Auditorul va solicita deconturile de cheltuieli prezentate de angajați, însoțite de documente justificative (facturi, bonuri fiscale, foi de parcurs). El va verifica dacă sumele cheltuite sunt în concordanță cu destinația avansului și dacă au fost respectate politicile interne ale companiei.
- Confirmarea creanțelor: Auditorul poate solicita angajaților o confirmare scrisă a soldurilor avansurilor nedecontate. Această procedură este deosebit de utilă în cazul în care există avansuri vechi, care nu au fost decontate la timp.
- Evaluarea riscului: Auditorul va evalua
riscul ca avansurile să fie utilizate în scopuri
personale sau să nu fie decontate. Soldurile
vechi și nejustificate în contul 542 pot indica
un control intern slab sau chiar un risc de
fraudă.
Abordarea ANAF și a Codului de Procedură Fiscală
Pentru Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), Contul 542 este o sursă de informații crucială pentru a verifica legalitatea și corectitudinea cheltuielilor. Inspectorii fiscali sunt extrem de atenți la justificarea fiscală a cheltuielilor efectuate din aceste avansuri, precum și la respectarea prevederilor legale.
Principalele verificări ale ANAF
- Deductibilitatea cheltuielilor: Cheltuielile efectuate din avansurile de trezorerie sunt deductibile fiscal doar dacă sunt justificate cu documente legale (facturi, bonuri fiscale) și dacă sunt legate de activitatea economică a companiei. ANAF va verifica dacă documentele prezentate de angajați sunt conforme și dacă cheltuielile sunt necesare pentru activitatea firmei.
- Verificarea deconturilor: ANAF va solicita deconturile de cheltuieli și va corela sumele din ele cu înregistrările contabile. Orice diferență sau lipsă de documentație poate duce la calificarea cheltuielilor ca fiind nedeductibile fiscal, ceea ce va majora baza de impozitare.
- Corelarea cu impozitul pe venit și
contribuțiile sociale: În cazul în care
angajatul nu returnează un avans de trezorerie,
inspectorii fiscali pot considera suma
respectivă un beneficiu salarial și pot
recalcula impozitul pe venit și contribuțiile
sociale aferente, cu majorări și penalități.
Acest lucru se aplică și în situația în care
cheltuielile nu sunt justificate cu documente
legale.
Pentru ANAF, Contul 542 este o sursă de informații esențială pentru a verifica legalitatea și corectitudinea cheltuielilor și pentru a preveni evaziunea fiscală. O gestionare riguroasă a acestui cont, cu documentație justificativă solidă, este esențială pentru a evita orice problemă cu autoritățile fiscale.
Abordarea acționarului/ asociatului și a părților interesate
Pentru investitori, analiști și creditori, Contul 542 este un indicator important al disciplinii financiare și al controlului intern. Deși soldul acestui cont nu este, de obicei, semnificativ din punct de vedere material, el poate oferi informații valoroase despre managementul companiei.
- Indicator de control intern: Un sold mare și vechi în contul 542 poate ridica semne de întrebare. Acest lucru ar putea indica un control intern slab, o lipsă de disciplină din partea angajaților sau chiar un risc de fraudă. Analiștii vor urmări cu atenție acest indicator, deoarece el poate fi un barometru al guvernanței corporative.
- Eficiența managementului: Un management eficient va avea un sold minim în acest cont, deoarece avansurile de trezorerie sunt decontate la timp. O creștere a soldului poate semnala probleme de management, care pot duce la pierderi sau la ineficiențe.
- Transparență: Un management care
înregistrează corect avansurile de trezorerie și
care solicită decontarea rapidă demonstrează
transparență și profesionalism. Lipsa unui
control adecvat asupra avansurilor ar putea
indica o guvernanță corporativă slabă.
Contul 542 este un barometru al sănătății financiare și al managementului prudențial. Pentru părțile interesate, el reflectă nu doar poziția financiară, ci și prudența și integritatea managementului în gestionarea tuturor relațiilor financiare.
Bibliografie:
O.M.F.P.
nr. 1.802 din 29 decembrie 2014 pentru aprobarea
Reglementărilor contabile privind situațiile
financiare anuale individuale și situațiile financiare
anuale consolidate (publicat în M. Of. nr. 963 din 30
decembrie 2014).
Anexa
O.M.F.P. nr. 1.802 - Reglementări contabile din
29 decembrie 2014 privind situațiile financiare anuale
individuale și situațiile financiare anuale
consolidate.
O.M.F.P.
nr. 2.844 din 19 decembrie 2016 pentru aprobarea
Reglementărilor contabile conforme cu Standardele
Internaționale de Raportare Financiară (publicat în M.
Of. nr. 1.020 din 19 decembrie 2016).
Anexa
nr. 1 a O.M.F.P. nr. 2.844 - Reglementările
contabile din 12 decembrie 2016 conforme cu Standardele
Internaționale de Raportare Financiară.Dorin, Merticaru