Lucru - Contabilitate - Planul de conturi financiar - Clasa de conturi 4
Catre paginile Lucru Dorin M

Contabilitate

Contul 428 - Alte datorii și creanțe în legătură cu personalul

Cu ajutorul acestui cont se ține evidența altor datorii și creanțe în legătură cu personalul.

Contul 428 "Alte datorii și creanțe în legătură cu personalul" este un cont bifuncțional.

În creditul contului 428 "Alte datorii și creanțe în legătură cu personalul" se înregistrează:

– sumele reținute personalului reprezentând garanții (421);

– sumele datorate personalului, pentru care nu s-au întocmit state de plată, determinate de activitatea exercițiului care urmează să se închidă (641);

– sumele datorate personalului sub formă de ajutoare (438);

– sumele încasate sau reținute personalului pentru sumele datorate de acesta (531, 512, 421, 423, 424).

În debitul contului 428 "Alte datorii și creanțe în legătură cu personalul" se înregistrează:

– sumele achitate personalului, evidențiate anterior ca datorie față de acesta (531);

– sumele datorate de personal, reprezentând chirii, avansuri nejustificate, salarii, ajutoare de boală, sporuri și adaosuri necuvenite, imputații și alte debite, precum și sumele achitate de unitate acestuia (706, 708, 758, 4427, 438, 512, 531);

– sumele restituite gestionarilor reprezentând garanțiile și dobânda aferentă (531);

– cota-parte din valoarea echipamentului de lucru suportată de personal (758, 4427);

– valoarea biletelor de tratament și odihnă, a tichetelor și biletelor de călătorie și a altor valori acordate personalului (532);

– sume reprezentând avansuri nejustificate sau nedecontate până la data bilanțului (542).

Soldul creditor al contului reprezintă sumele datorate personalului, iar soldul debitor, sumele reprezentând creanțe față de personal.

Acest cont se dezvoltă pe următoarele conturi sintetice de gradul II:

4281. Alte datorii în legătură cu personalul (P)

4282. Alte creanțe în legătură cu personalul (A)

Abordarea contabilă

Contul 428 - Alte datorii și creanțe în legătură cu personalul este un cont de regularizare și de evidență. El reflectă sumele diverse, altele decât salariile, avansurile sau ajutoarele, care se datorează personalului sau pe care personalul le datorează entității. Acest cont este utilizat pentru a înregistra operațiuni care nu se încadrează în celelalte conturi specifice de personal, asigurând o evidență clară și corectă a tuturor tranzacțiilor cu angajații.

Definiție: Înregistrează diversele datorii și creanțe ale entității față de angajații săi.

Funcția: Rolul său este de a evidenția obligațiile și drepturile de natură diversă (de exemplu, chirii reținute, daune materiale imputate, datorii pentru garanții de gestionare, etc.).

Structura: Este un cont bifuncțional, ceea ce înseamnă că poate avea fie un sold debitor (creanțe), fie un sold creditor (datorii), în funcție de natura operațiunilor înregistrate.

Monografie Contabilă Detaliată

Să luăm un exemplu. Un angajat a produs o daună companiei în valoare de 500 lei. Conducerea decide să îi impute angajatului suma, iar aceasta este reținută din salariu.

1. La înregistrarea daunei imputate angajatului:
Cont Debit Suma (Lei) Cont Credit Suma (Lei)
4282 "Alte creanțe în legătură cu personalul" 500 7588 "Alte venituri din exploatare" 500
Explicație: Se debitează contul 4282, creând o creanță față de angajat. Se creditează contul de venituri pentru a reflecta recuperarea daunei.

2. La reținerea sumei din salariul angajatului:
Cont Debit Suma (Lei) Cont Credit Suma (Lei)
421 "Personal - salarii datorate" 500 4282 "Alte creanțe în legătură cu personalul" 500
Explicație: Se debitează contul 421, scăzând suma din datoria companiei față de angajat. Se creditează contul 4282, stingând creanța.

Prezentarea în Situațiile Financiare
Soldul Contului 428 este prezentat în Bilanț, fie la Active curente (dacă are sold debitor, la "Alte creanțe"), fie la Datorii pe termen scurt (dacă are sold creditor, la "Alte datorii").

Abordarea IFRS

În sistemul IFRS, Contul 428 este tratat în conformitate cu IAS 1 "Prezentarea situațiilor financiare", care impune o clasificare clară a activelor și pasivelor. Deoarece IFRS nu are un plan de conturi standard, operațiunile înregistrate în contul 428 sunt clasificate ca "alte creanțe" (if a debit balance) or "alte datorii" (if a credit balance).
  • Recunoaștere și Evaluare: Sub IFRS, datoriile și creanțele diverse cu personalul sunt recunoscute la valoarea lor nominală. O creanță (un sold debitor) este recunoscută atunci când entitatea are un drept de a primi o sumă de bani de la angajat. O datorie (un sold creditor) este recunoscută atunci când entitatea are o obligație de a plăti o sumă angajatului.
  • Fără conturi separate: IFRS nu impune un cont specific precum Contul 428. Aceste operațiuni sunt înregistrate în conturi generice precum "creanțe diverse" sau "datorii diverse".
  • Prezentarea în situațiile financiare: Soldul debitor al contului 428 este prezentat în Bilanț la Active curente, iar soldul creditor este prezentat la Datorii curente.
Diferențe Cheie IFRS vs. OMFP
Aspect OMFP 1802/2014 IFRS (IAS 1)
Tratament contabil Utilizează un cont distinct (428), cu subclase pentru datorii și creanțe. Nu impune un cont separat.
Principiu fundamental Se bazează pe contabilitatea pe bază de angajamente. Se bazează pe clasificarea activelor și pasivelor.
Nomenclatură Se referă la "Alte datorii și creanțe în legătură cu personalul". Se referă la "Creanțe/datorii diverse".
În concluzie, IFRS tratează datoriile și creanțele diverse cu personalul ca pe orice alte creanțe sau datorii, concentrându-se pe clasificarea și prezentarea lor corectă în situațiile financiare.

Abordarea de audit

Pentru un auditor, auditul Contului 428 se concentrează pe verificarea corectitudinii și a integrității sumelor înregistrate, indiferent dacă sunt creanțe sau datorii. Obiectivul este de a se asigura că aceste sume sunt reale și că au fost justificate corespunzător.
  • Verificarea documentației: O procedură esențială de audit este examinarea documentelor justificative pentru fiecare sold înregistrat. De exemplu, pentru creanțe (datorii ale angajaților), auditorul va verifica decizii de imputare, procese-verbale de constatare a daunelor sau alte documente interne care atestă crearea creanței. Pentru datorii (datorii ale companiei față de angajați), auditorul va examina contracte, decizii interne sau alte documente care justifică obligația de plată.
  • Analiza vechimii soldurilor: O procedură crucială este analiza vechimii soldurilor. Un sold debitor vechi, neîncasat de mult timp, poate semnala un risc de neîncasare. Auditorul va investiga motivele pentru care creanțele nu au fost stinse și va evalua dacă este necesară o ajustare pentru depreciere. Un sold creditor vechi, neplătit, poate indica o problemă de control intern sau de cash flow.
  • Confirmarea soldurilor: Pentru sume semnificative, auditorul poate solicita o confirmare directă de la angajați cu privire la soldul datorat sau cuvenit. Această procedură independentă ajută la verificarea existenței și la identificarea oricăror diferențe.
  • Politici interne: Auditorul va examina politica internă a companiei privind acordarea și justificarea avansurilor și a altor sume în legătură cu personalul, pentru a se asigura că aceasta este respectată.

Abordarea ANAF și a Codului de Procedură Fiscală

Pentru Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), Contul 428 este un punct de control esențial în verificarea realității și a justificării cheltuielilor și a veniturilor. ANAF va urmări cu atenție dacă sumele înregistrate în acest cont sunt justificate, deoarece pot ascunde venituri de natură salarială sau pot diminua artificial baza impozabilă.
  • Tratamentul fiscal al creanțelor: ANAF va verifica dacă creanțele (soldul debitor) au fost recuperate la timp. Dacă o creanță (de exemplu, o daună imputată) nu este recuperată într-un termen rezonabil, inspectorii fiscali pot considera suma respectivă ca un beneficiu de natură salarială, supus impozitării.
  • Verificarea documentației: ANAF va solicita documente justificative, cum ar fi decizii de imputare, procese-verbale de constatare a daunelor, contracte de garanție sau alte documente interne care atestă crearea creanțelor sau a datoriilor. O lipsă a documentației poate duce la contestarea tratamentului fiscal.
  • Concordarea cu Codul Muncii: ANAF va verifica dacă sumele înregistrate, în special cele care reprezintă daune sau rețineri, sunt conforme cu prevederile Codului Muncii și cu legislația în vigoare, pentru a se asigura că nu sunt ascunse venituri sau cheltuieli de natură salarială.
Concluzie
Pentru ANAF, Contul 428 este un instrument de control al legalității și al realității operațiunilor cu personalul. Inspectorii fiscali se vor concentra pe verificarea strictă a documentației și a respectării legislației pentru a se asigura că baza impozabilă și contribuțiile sunt corecte.

Abordarea acționarului/ asociatului și a părților interesate

Pentru investitori, analiști și creditori, Contul 428 este un indicator important al disciplinării financiare și al controlului intern al unei companii. O analiză atentă a acestui cont poate oferi informații valoroase despre modul în care managementul își gestionează relațiile cu angajații.
  • Riscul de control intern: Un sold mare și vechi, fie debitor (creanțe neîncasate de la angajați), fie creditor (datorii neplătite către angajați), poate semnala un risc ridicat de neîncasare sau de lipsă de disciplină financiară. Acționarii și analiștii vor urmări cu atenție aceste sume, deoarece ele pot indica o slăbiciune a controalelor interne.
  • Transparența și buna guvernanță: Existența și corectitudinea acestui cont sunt un indicator al transparenței și al bunei guvernanțe corporative. Lipsa înregistrărilor în acest cont, în ciuda faptului că au existat tranzacții diverse cu angajații, poate ridica suspiciuni de manipulare.
  • Impactul asupra lichidității: Soldurile semnificative din contul 428 pot afecta lichiditatea companiei. O creanță mare poate indica fonduri blocate, iar o datorie mare poate pune presiune pe cash flow.
Concluzie
Contul 428 este un barometru al sănătății financiare și al managementului riscurilor. Pentru părțile interesate, el reflectă nu doar datoriile și creanțele companiei, ci și prudența și transparența managementului în gestionarea angajamentelor financiare.

Bibliografie:
O.M.F.P. nr. 1.802 din 29 decembrie 2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate (publicat în M. Of. nr. 963 din 30 decembrie 2014).
Anexa O.M.F.P. nr. 1.802 - Reglementări contabile din 29 decembrie 2014 privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate.
O.M.F.P. nr. 2.844 din 19 decembrie 2016 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu Standardele Internaționale de Raportare Financiară (publicat în M. Of. nr. 1.020 din 19 decembrie 2016).
Anexa nr. 1 a O.M.F.P. nr. 2.844 - Reglementările contabile din 12 decembrie 2016 conforme cu Standardele Internaționale de Raportare Financiară.

Dorin, Merticaru