Lucru - Contabilitate - Planul de conturi financiar - Clasa de conturi 4

Contabilitate

Contul 425 - Avansuri acordate personalului

Cu ajutorul acestui cont se ține evidența avansurilor acordate personalului.

Contul 425 "Avansuri acordate personalului" este un cont de activ.

În debitul contului 425 "Avansuri acordate personalului" se înregistrează:

– avansurile achitate personalului (512, 531).

În creditul contului 425 "Avansuri acordate personalului" se înregistrează:

– sumele reținute pe statele de salarii sau de ajutoare materiale, reprezentând avansuri acordate (421, 423).

Soldul contului reprezintă avansurile acordate.

Bilanț contabil:

Active circulante - Creanțe' - Alte creanțe.

Alte creanțe (cont 425 + 4282 + 431** + 437** + 4382 + 441** + 4424 + din cont 4428 + 444** + 445 + 446** + 447** + 4482 + 4582 + 4662 + 461 + 473** - 496 + 5187)

' Sumele care urmează să fie încasate după o perioadă mai mare de un an trebuie prezentate separat pentru fiecare element.

** Solduri debitoare ale conturilor respective.

Abordarea contabilă

Contul 425 - Avansuri acordate personalului este un cont de activ ce reflectă creanțele entității față de angajații săi, reprezentând sume de bani acordate în avans pentru diverse scopuri, cum ar fi deplasări, achiziții de bunuri în numele companiei sau chiar avansuri din salarii.

Definiție: Înregistrează sumele plătite angajaților înainte ca aceștia să presteze serviciul sau să justifice cheltuielile.

Funcția: Rolul său este de a evidenția creanțele companiei asupra angajaților.

Structura: Este un cont de activ, având un sold debitor care reprezintă valoarea totală a avansurilor nejustificate la un anumit moment.

Monografie Contabilă Detaliată

Să luăm un exemplu. Un angajat primește un avans de 1.000 lei pentru o deplasare în interes de serviciu.

1. La acordarea avansului către angajat:

Cont Debit	Suma (Lei)	Cont Credit	Suma (Lei)
425 "Avansuri acordate personalului"	1.000	5311 "Casa în lei"	1.000

Explicație: Se debitează contul 425 cu valoarea avansului, creând o creanță față de angajat. Se creditează contul de casă pentru a reflecta ieșirea de numerar.

2. La justificarea avansului prin decont de cheltuieli:

Presupunem că angajatul a cheltuit 800 lei și returnează diferența de 200 lei.

Cont Debit	Suma (Lei)	Cont Credit	Suma (Lei)
625 "Cheltuieli cu deplasări, detașări..."	800	425 "Avansuri acordate personalului"	1.000
5311 "Casa în lei"	200

Explicație: Se debitează contul de cheltuieli cu suma justificată de angajat. Se creditează contul 425, stingând creanța.

Prezentarea în Situațiile Financiare
Soldul debitor al Contului 425 este prezentat în Bilanț la Active curente, sub denumirea de "Creanțe diverse" sau "Alte creanțe".

Abordarea IFRS

În sistemul IFRS, avansurile acordate personalului sunt tratate ca creanțe sau alte active curente sub incidența IAS 1 "Prezentarea situațiilor financiare". Acestea sunt considerate active deoarece entitatea are dreptul de a primi numerar sau servicii de la angajat în viitor, în baza avansului acordat.

Recunoaștere și Evaluare: Sub IFRS, avansurile acordate angajaților sunt recunoscute inițial la costul lor (valoarea nominală). Ulterior, ele sunt menținute în bilanț la această valoare până la momentul justificării cheltuielilor sau a returnării banilor, când creanța este stinsă.
Fără conturi separate: IFRS nu impune un plan de conturi standardizat. Într-o companie care raportează conform IFRS, aceste avansuri sunt înregistrate direct într-un cont de "creanțe diverse" sau "alte creanțe" (miscellaneous receivables).
Prezentarea în situațiile financiare: Avansurile acordate personalului sunt prezentate în Bilanț (Statement of Financial Position) la secțiunea "Active curente".

Diferențe Cheie IFRS vs. OMFP

Aspect	OMFP 1802/2014	IFRS (IAS 1)
Tratament contabil	Utilizează un cont distinct (425) pentru avansurile acordate.	Nu impune un cont separat.
Nomenclatură	Se referă la "Avansuri acordate personalului".	Se referă la "Creanțe diverse" sau "Alte creanțe".
Principiu fundamental	Se bazează pe prudență și contabilitatea pe bază de angajamente.	Se bazează pe principiul contabilității pe bază de angajamente.

În concluzie, IFRS tratează avansurile acordate personalului ca pe orice altă creanță, concentrându-se pe recunoașterea corectă a activului și pe prezentarea sa în situațiile financiare.

Abordarea de audit

Pentru un auditor, auditul Contului 425 se concentrează pe verificarea corectitudinii și a integrității creanțelor față de angajați. Obiectivul este de a se asigura că avansurile au fost acordate în mod justificat și că au fost stinse corespunzător.

Verificarea documentației: Auditorul va examina un eșantion de documente primare, cum ar fi ordinele de plată, deconturile de cheltuieli, extrasele de cont și chitanțele, pentru a se asigura că avansurile au fost plătite efectiv și că au fost justificate corect.
Analiza vechimii creanțelor: O procedură crucială este analiza vechimii soldurilor din contul 425. Un sold vechi, care nu a fost justificat sau returnat de mult timp, poate semnala un risc de neîncasare. Auditorul va investiga motivele pentru care avansurile nu au fost stinse și va evalua dacă este necesară o ajustare pentru depreciere.
Confirmarea creanțelor: Pentru sume semnificative, auditorul poate solicita o confirmare directă de la angajați cu privire la soldul datorat. Această procedură independentă ajută la verificarea existenței creanțelor și la identificarea oricăror diferențe.
Politici interne: Auditorul va examina politica internă a companiei privind acordarea și justificarea avansurilor, pentru a se asigura că aceasta este respectată.

Abordarea ANAF și a Codului de Procedură Fiscală

Pentru Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), Contul 425 este un punct de control esențial în verificarea realității și a justificării cheltuielilor. ANAF va urmări cu atenție dacă avansurile înregistrate sunt justificate, deoarece o sumă nejustificată poate fi considerată o formă de venit salarial nedeclarat, supus impozitării.

Tratamentul fiscal al avansurilor: Avansurile acordate personalului nu sunt, în principiu, cheltuieli deductibile la calculul impozitului pe profit, până în momentul în care sunt justificate cu documente corespunzătoare (facturi, bonuri, chitanțe). ANAF va verifica dacă avansurile nejustificate la sfârșitul perioadei de raportare nu au fost trecute direct pe cheltuieli, pentru a diminua artificial profitul impozabil.
Impozitarea ca beneficiu salarial: Dacă un avans acordat unui angajat nu este justificat sau restituit într-un termen rezonabil, inspectorii fiscali pot considera suma respectivă ca un beneficiu de natură salarială, supus impozitului pe venit și contribuțiilor sociale. Acest lucru atrage obligația de a calcula și plăti retroactiv taxele, plus penalitățile de întârziere.
Verificarea documentației: ANAF va solicita documente justificative, cum ar fi ordinele de deplasare, deconturile de cheltuieli și chitanțele care atestă justificarea avansurilor. O discrepanță între avansurile acordate și justificările primite poate ridica suspiciuni de manipulare.

Concluzie
Pentru ANAF, Contul 425 este un instrument de control al realității și al legalității cheltuielilor. Inspectorii fiscali se vor concentra pe verificarea strictă a documentației și pe respectarea condițiilor de deductibilitate pentru a se asigura că baza impozabilă și contribuțiile sunt corecte.

Abordarea acționarului/ asociatului și a părților interesate

Pentru investitori, analiști și creditori, Contul 425 este un indicator important al lichidității și al controlului intern al unei companii. O analiză atentă a acestui cont poate oferi informații valoroase despre modul în care managementul își gestionează creanțele față de angajați.

Lichiditate și control intern: Un sold mare și în creștere al contului 425, mai ales dacă este însoțit de o vechime considerabilă a creanțelor, poate semnala un risc ridicat de neîncasare. Acționarii și analiștii vor urmări cu atenție aceste creanțe, deoarece ele reprezintă fonduri blocate care nu produc venituri.
Risc de management: Un sold vechi sau o lipsă de justificări pot indica o slăbiciune a controlului intern și a politicilor de management. O companie care nu reușește să-și recupereze avansurile poate avea probleme de disciplină financiară și de responsabilitate.
Calitatea relațiilor cu angajații: Deși nu este un indicator direct, un sold ridicat în acest cont ar putea sugera o politică de avansuri prea permisivă, care ar putea crea o dependență financiară a angajaților față de companie.

Concluzie
Contul 425 este un barometru al sănătății operaționale și al managementului riscurilor. Pentru părțile interesate, el reflectă nu doar creanțele companiei, ci și prudența și transparența managementului în gestionarea angajamentelor financiare.

Bibliografie:

O.M.F.P. nr. 1.802 din 29 decembrie 2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate (publicat în M. Of. nr. 963 din 30 decembrie 2014).

Anexa O.M.F.P. nr. 1.802 - Reglementări contabile din 29 decembrie 2014 privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate.

O.M.F.P. nr. 2.844 din 19 decembrie 2016 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu Standardele Internaționale de Raportare Financiară (publicat în M. Of. nr. 1.020 din 19 decembrie 2016).

Anexa nr. 1 a O.M.F.P. nr. 2.844 - Reglementările contabile din 12 decembrie 2016 conforme cu Standardele Internaționale de Raportare Financiară.

Dorin, Merticaru