Lucru - Contabilitate - Planul de conturi financiar - Clasa de conturi 4

Contabilitate

Contul 423 - Personal - ajutoare materiale datorate

Cu ajutorul acestui cont se ține evidența ajutoarelor de boală pentru incapacitate temporară de muncă, a celor pentru îngrijirea copilului, a ajutoarelor de deces și a altor ajutoare acordate.

Contul 423 "Personal - ajutoare materiale datorate" este un cont de pasiv.

În creditul contului 423 "Personal - ajutoare materiale datorate" se înregistrează:

– ajutoarele materiale suportate potrivit legii, precum și alte ajutoare acordate (431, 645).

În debitul contului 423 "Personal - ajutoare materiale datorate" se înregistrează:

– ajutoare materiale achitate (512, 531);

– reținerile reprezentând avansuri acordate, sume datorate unității sau terților, contribuția pentru asigurări sociale, contribuția pentru asigurări de sănătate și pentru ajutorul de șomaj și impozitul datorat (425, 427, 428, 431, 437, 444);

– ajutoare materiale neridicate (426).

Soldul contului reprezintă ajutoare materiale datorate.

Abordarea contabilă

Contul 423 - Personal - ajutoare materiale datorate este un cont de pasiv ce reflectă datoriile entității față de angajați, reprezentând ajutoare de șomaj, ajutoare pentru concediul de odihnă sau alte ajutoare similare, acordate în baza contractelor colective de muncă sau a legislației. Acest cont este utilizat pentru a înregistra obligațiile financiare ale companiei față de angajați, altele decât salariile de bază.

Definiție: Înregistrează ajutoarele de șomaj, ajutoare pentru incapacitate temporară de muncă (concedii medicale) sau alte ajutoare materiale cuvenite personalului.

Funcția: Rolul său este de a asigura recunoașterea cheltuielilor cu personalul în perioada în care au fost generate, conform principiului contabilității pe baza de angajamente, chiar dacă plata se face ulterior.

Structura: Este un cont de pasiv, având un sold creditor care reprezintă suma totală a ajutoarelor materiale datorate.

Monografie Contabilă Detaliată

Să luăm un exemplu. O companie calculează un ajutor de șomaj tehnic în valoare de 1.000 lei.

1. La înregistrarea ajutorului de șomaj tehnic:

Cont Debit	Suma (Lei)	Cont Credit	Suma (Lei)
6452 "Cheltuieli privind ajutoarele materiale"	1.000	423 "Personal - ajutoare materiale datorate"	1.000

Explicație: Se debitează contul de cheltuieli cu suma brută a ajutorului. Se creditează contul 423, creând datoria față de angajat.

2. La plata ajutorului material către angajat:

Cont Debit	Suma (Lei)	Cont Credit	Suma (Lei)
423 "Personal - ajutoare materiale datorate"	1.000	5121 "Conturi la bănci în lei"	1.000

Explicație: Se debitează contul 423 pentru a stinge datoria, iar contul 5121 se creditează, reflectând ieșirea de numerar din bancă.

Prezentarea în Situațiile Financiare
Soldul creditor al Contului 423 este prezentat în Bilanț la Datorii pe termen scurt, sub denumirea de "Datorii salariale și alte datorii sociale".

Abordarea IFRS

În sistemul IFRS, tratamentul ajutoarelor materiale datorate angajaților este guvernat de IAS 19 "Beneficiile angajaților". Acest standard impune ca toate beneficiile angajaților, inclusiv cele pe termen scurt, să fie recunoscute ca o cheltuială atunci când munca aferentă este prestată și ca o datorie (liability) dacă sunt decontate la o dată ulterioară.

Recunoaștere și Evaluare: Sub IFRS, ajutoarele materiale, cum ar fi ajutoarele de șomaj tehnic sau ajutoarele de boală, sunt considerate beneficii pe termen scurt și sunt recunoscute ca o datorie la valoarea lor nominală. Ele sunt înregistrate în perioada în care are loc evenimentul care generează obligația (de exemplu, concediul medical).
Fără conturi separate: IFRS nu impune un plan de conturi standardizat. Într-o companie care raportează conform IFRS, aceste datorii sunt înregistrate direct într-un cont de "datorii sociale" sau "datorii față de angajați" (social payables or payables to employees).
Prezentarea în situațiile financiare: Datoriile reprezentate de ajutoare materiale sunt prezentate în Bilanț (Statement of Financial Position) la secțiunea "Datorii curente".

Diferențe Cheie IFRS vs. OMFP

Aspect	OMFP 1802/2014	IFRS (IAS 19)
Tratament contabil	Utilizează un cont distinct (423).	Nu impune un cont separat.
Principiu fundamental	Se bazează pe prudență și contabilitatea pe bază de angajamente.	Se bazează pe recunoașterea beneficiilor angajaților în perioada în care a fost prestat serviciul.
Scop	Detaliază datoriile către personal.	Se concentrează pe clasificarea și evaluarea beneficiilor angajaților.

În concluzie, IFRS tratează datoriile pentru ajutoare materiale ca o obligație financiară obișnuită, concentrându-se pe recunoașterea cheltuielii în perioada în care a fost generată.

Abordarea de audit

Pentru un auditor, auditul Contului 423 se concentrează pe verificarea corectitudinii și a integrității datoriilor. Obiectivul este de a se asigura că ajutoarele materiale au fost calculate corect și că datoriile reflectă suma reală datorată angajaților.

Testul de "cut-off": Acest test este esențial. Auditorul va verifica dacă ajutoarele materiale aferente perioadei curente sunt incluse în cheltuielile anului curent. O eroare de "cut-off" ar putea subevalua cheltuielile și datoriile, supraevaluând astfel profitul.
Verificarea documentației: Auditorul va examina documente justificative, cum ar fi rapoartele medicale, deciziile de șomaj tehnic sau contractele colective de muncă, pentru a se asigura că ajutoarele au fost calculate corect și că se bazează pe evenimente sau prevederi legale reale.
Concordarea cu legislația: Auditorul va verifica dacă modul de calcul și acordare a ajutoarelor materiale respectă legislația în vigoare, în special pentru ajutoarele de șomaj tehnic sau concediile medicale, pentru a se asigura că sumele sunt conforme și că se pot recupera de la bugetul de stat (dacă este cazul).

Abordarea ANAF și a Codului de Procedură Fiscală

Pentru Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), Contul 423 este un punct de control esențial în verificarea modului de calcul și de plată a ajutoarelor materiale și a impozitelor și contribuțiilor sociale aferente. ANAF va urmări cu atenție dacă sumele înregistrate sunt justificate și dacă au fost respectate prevederile legale.

Verificarea obligațiilor fiscale: ANAF va solicita documente justificative care stau la baza acordării ajutoarelor materiale, cum ar fi decizii de șomaj tehnic sau certificate de concediu medical. Se va verifica dacă au fost calculate și reținute corect impozitele pe venit și contribuțiile sociale, și dacă acestea au fost declarate și plătite la bugetul de stat.
Recuperarea de la bugetul de stat: Pentru anumite ajutoare, cum ar fi indemnizațiile de concediu medical, sumele sunt plătite inițial de către angajator, dar sunt ulterior recuperate de la bugetul FNUASS. ANAF va verifica dacă sumele înregistrate în contabilitate corespund cu cele declarate și solicitate pentru recuperare.
Concordarea cu legislația: ANAF va verifica dacă ajutoarele materiale au fost acordate în conformitate cu prevederile legale, pentru a se asigura că nu se ascund venituri de natură salarială sub denumirea de "ajutoare materiale".

Concluzie
Pentru ANAF, Contul 423 este un instrument de control al legalității și al realității datoriilor față de angajați. Inspectorii fiscali se vor concentra pe verificarea strictă a documentației și a respectării condițiilor de deductibilitate pentru a se asigura că baza impozabilă este corectă.

Abordarea acționarului/ asociatului și a părților interesate

Pentru investitori, analiști și creditori, Contul 423 este un indicator important al lichidității și al sănătății financiare a unei companii. O analiză atentă a acestui cont poate oferi informații valoroase despre modul în care managementul își gestionează angajamentele financiare față de angajați.

Responsabilitate și transparență: Un sold corect înregistrat al contului 423 demonstrează responsabilitatea managementului față de angajați și respectarea legislației muncii. Lipsa înregistrărilor în acest cont, în ciuda faptului că au fost acordate ajutoare, poate ridica suspiciuni de manipulare a cheltuielilor.
Riscul de lichiditate: Un sold mare și în creștere al contului 423, mai ales dacă este însoțit de o întârziere în plată, poate semnala un risc de lichiditate. Acționarii și analiștii vor urmări cu atenție dacă aceste datorii sunt plătite la timp, deoarece o întârziere poate indica probleme de flux de numerar.
Calitatea relațiilor cu angajații: Capacitatea de a plăti ajutoarele materiale la timp este un indicator al stabilității companiei și al unui mediu de lucru sănătos. O companie care își onorează angajamentele față de angajați are șanse mai mari de a reține personalul calificat.

Concluzie
Contul 423 este un barometru al sănătății operaționale și al managementului riscurilor. Pentru părțile interesate, el reflectă nu doar datoriile companiei, ci și prudența și transparența managementului în gestionarea angajamentelor financiare.

Bibliografie:

O.M.F.P. nr. 1.802 din 29 decembrie 2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate (publicat în M. Of. nr. 963 din 30 decembrie 2014).

Anexa O.M.F.P. nr. 1.802 - Reglementări contabile din 29 decembrie 2014 privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate.

O.M.F.P. nr. 2.844 din 19 decembrie 2016 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu Standardele Internaționale de Raportare Financiară (publicat în M. Of. nr. 1.020 din 19 decembrie 2016).

Anexa nr. 1 a O.M.F.P. nr. 2.844 - Reglementările contabile din 12 decembrie 2016 conforme cu Standardele Internaționale de Raportare Financiară.

Dorin, Merticaru