Lucru - Contabilitate - Planul de conturi financiar - Clasa de conturi 4
Catre paginile Lucru Dorin M

Contabilitate

Contul 419 - Clienți - creditori

Cu ajutorul acestui cont se ține evidența clienților - creditori, reprezentând avansurile încasate de la clienți.

Contul 419 "Clienți - creditori" este un cont de pasiv.

În creditul contului 419 "Clienți - creditori" se înregistrează:

– sumele facturate clienților reprezentând avansuri pentru livrări de bunuri sau prestări de servicii (411);

– valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire, facturate clienților (411).

În debitul contului 419 "Clienți - creditori" se înregistrează:

– decontarea avansurilor încasate de la clienți (411);

– valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire, primite de la clienți (411);

– valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire, nerestituite de clienți (708).

Soldul contului reprezintă sumele datorate clienților - creditori.

Bilanț contabil:

Datorii: Sumele care trebuie plătite într-o perioadă de până la un an - Avansuri încasate în contul comenzilor.

Avansuri încasate în contul comenzilor (cont 419)

Datorii: Sumele care trebuie plătite într-o perioadă mai mare de un an - Avansuri încasate în contul comenzilor.

Avansuri încasate în contul comenzilor (cont 419)

Abordarea contabilă

Contul 419 - Clienți - creditori este un cont de pasiv ce reflectă datoriile entității față de clienți. Aceste datorii apar atunci când un client plătește un avans pentru bunuri sau servicii care nu au fost încă livrate sau prestate. Acest cont este esențial pentru a recunoaște corect obligațiile companiei față de clienți.

Definiție: Înregistrează avansurile încasate de la clienți.

Funcția: Rolul său este de a evidenția sumele încasate în avans, care reprezintă o datorie a companiei, nu un venit, până la momentul livrării bunurilor sau prestării serviciilor. Astfel, se asigură respectarea principiului contabilității pe baza de angajamente.

Structura: Este un cont de pasiv, având un sold creditor care reprezintă valoarea totală a avansurilor încasate de la clienți la un anumit moment.

Monografie Contabilă Detaliată

Să luăm un exemplu. O companie încasează un avans de 2.000 lei (inclusiv TVA 19%) de la un client pentru o comandă viitoare de produse.

1. La încasarea avansului de la client:
Cont Debit Suma (Lei) Cont Credit Suma (Lei)
5121 "Conturi la bănci în lei" 2.000 4191 "Clienți - creditori" 1.680,67


4428 "TVA neexigibilă" 319,33
Explicație: Se debitează contul 5121, reflectând intrarea de numerar în bancă. Se creditează contul 4191 cu valoarea avansului (fără TVA) și contul 4428 cu TVA-ul.

2. La livrarea bunurilor și emiterea facturii:

Presupunem că valoarea totală a facturii este de 10.000 lei (inclusiv TVA 19%).
Cont Debit Suma (Lei) Cont Credit Suma (Lei)
4111 "Clienți" 10.000 707 "Venituri din vânzarea mărfurilor" 8.403,36


4427 "TVA colectată" 1.596,64
Explicație: Se înregistrează creanța totală față de client.

3. La stingerea datoriei cu avansul încasat:
Cont Debit Suma (Lei) Cont Credit Suma (Lei)
4191 "Clienți - creditori" 1.680,67 4111 "Clienți" 2.000
4428 "TVA neexigibilă" 319,33

Explicație: Se stinge datoria din contul 4191 cu suma încasată în avans, iar sumele din conturile de TVA se regularizează.

Prezentarea în Situațiile Financiare
Soldul creditor al Contului 419 este prezentat în Bilanț la Datorii pe termen scurt, sub denumirea de "Venituri în avans" sau este inclus în datoriile comerciale, dacă este cazul.

Abordarea IFRS

În sistemul IFRS, avansurile încasate de la clienți sunt considerate datorii (liabilities), deoarece entitatea are o obligație de a furniza bunuri sau servicii în viitor. Standardul relevant este IFRS 15 "Venituri din contractele cu clienții", care stabilește principiile de recunoaștere a veniturilor. Conform acestui standard, un avans încasat nu reprezintă venit, ci o obligație de performanță (performance obligation) care trebuie îndeplinită.
  • Recunoaștere și Evaluare: Sub IFRS, un avans încasat de la client este recunoscut inițial ca o datorie contractuală (contract liability) la valoarea sa nominală. Această datorie este stinsă și venitul este recunoscut doar atunci când compania îndeplinește obligația de performanță prin transferul controlului asupra bunurilor sau serviciilor către client.
  • Fără conturi separate: IFRS nu impune un plan de conturi specific, cum este OMFP. Într-o companie care raportează conform IFRS, aceste avansuri sunt înregistrate direct într-un cont de "datorii contractuale" (contract liabilities) sau "venituri amânate" (deferred revenue).
  • Prezentarea în situațiile financiare: Avansurile încasate de la clienți sunt prezentate în Bilanț (Statement of Financial Position) la secțiunea "Datorii curente" (dacă scadența este sub 12 luni) sau "Datorii non-curente" (dacă scadența este peste 12 luni).
Diferențe Cheie IFRS vs. OMFP
Aspect OMFP 1802/2014 IFRS (IFRS 15 & IAS 1)
Tratament contabil Utilizează un cont distinct (419). Nu impune un cont separat.
Nomenclatură Se referă la "Clienți - creditori". Se referă la "datorii contractuale" sau "venituri amânate".
Principiu fundamental Se bazează pe prudență și contabilitatea pe bază de angajamente. Se bazează pe recunoașterea veniturilor la îndeplinirea obligației de performanță.
În concluzie, IFRS tratează avansurile încasate ca o datorie contractuală, concentrându-se pe recunoașterea corectă a venitului la momentul transferului bunurilor sau serviciilor.

Abordarea de audit

Pentru un auditor, auditul Contului 419 se concentrează pe două obiective principale: existența și evaluarea datoriilor. Obiectivul este de a se asigura că avansurile încasate de la clienți sunt reale și că au fost înregistrate corect.
  • Confirmarea datoriilor: O procedură esențială este trimiterea de cereri de confirmare directă către clienții care au plătit avansuri. Această procedură independentă ajută la verificarea existenței datoriilor și la identificarea oricăror diferențe între soldurile înregistrate de companie și cele ale clientului.
  • Verificarea documentației: Auditorul va examina un eșantion de documente justificative, cum ar fi extrase de cont bancare și contracte cu clienții, pentru a se asigura că avansurile au fost încasate efectiv și că există un angajament de a livra bunuri sau servicii în schimb.
  • Testul de "cut-off": Acest test este crucial. Auditorul va verifica dacă tranzacțiile de la sfârșitul perioadei de raportare sunt înregistrate în perioada corectă. O eroare de "cut-off" ar putea duce la supraevaluarea veniturilor și la subevaluarea datoriilor, ceea ce ar distorsiona profitul companiei.
  • Evaluarea riscului de neîndeplinire a obligațiilor: Auditorul va evalua riscul ca entitatea să nu livreze bunurile sau serviciile pentru care a încasat avansul. Un sold vechi al contului 419 poate semnala un risc operațional și poate ridica suspiciuni cu privire la capacitatea companiei de a-și onora angajamentele.

Abordarea ANAF și a Codului de Procedură Fiscală

Pentru Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), Contul 419 este un punct de control esențial în verificarea realității datoriilor și a momentului de exigibilitate al TVA-ului. ANAF va urmări cu atenție dacă avansurile încasate sunt înregistrate corect și dacă TVA-ul aferent este declarat la momentul potrivit.
  • Exigibilitatea TVA-ului: Conform Codului Fiscal, TVA-ul aferent avansurilor încasate de la clienți devine exigibil în momentul încasării avansului, chiar dacă bunurile sau serviciile nu au fost încă livrate sau prestate. Acest lucru înseamnă că entitatea are obligația de a colecta și de a plăti TVA-ul către stat la momentul primirii banilor, nu la data facturării. ANAF va verifica dacă această regulă a fost respectată.
  • Verificarea documentației: ANAF va solicita documente justificative, cum ar fi extrase de cont bancare care să ateste încasarea avansului, și facturi de avans emise către clienți, pentru a se asigura că tranzacțiile sunt reale.  O discrepanță între valoarea din contul 419 și documentele justificative poate ridica suspiciuni de manipulare.
Concluzie
Pentru ANAF, Contul 419 este un instrument de control al legalității și al realității veniturilor. Inspectorii fiscali se vor concentra pe verificarea strictă a momentului de exigibilitate al TVA-ului și pe respectarea condițiilor de deductibilitate pentru a se asigura că baza impozabilă și TVA-ul colectat sunt corecte.

Abordarea acționarului/ asociatului și a părților interesate

Pentru investitori, analiști și creditori, Contul 419 este un indicator important al lichidității și al încrederii clienților. O analiză atentă a acestui cont poate oferi informații valoroase despre modul în care managementul își gestionează obligațiile și relațiile cu clienții.
  • Încrederea clienților: Un sold mare al contului 419 sugerează că clienții au încredere în companie și sunt dispuși să plătească în avans pentru bunuri sau servicii viitoare. Acest lucru poate fi un semnal pozitiv, indicând o poziție de negociere puternică a companiei și o cerere mare pentru produsele sau serviciile sale.
  • Sursă de finanțare cu cost zero: Avansurile încasate de la clienți reprezintă o formă de finanțare cu cost zero pentru companie. Aceste fonduri pot fi utilizate pentru a acoperi costurile de producție sau pentru a finanța alte activități operaționale, fără a fi nevoie de un împrumut bancar.
  • Capacitatea de a onora obligațiile: Un sold vechi al contului 419 poate semnala un risc operațional. Investitorii și analiștii vor urmări dacă entitatea poate livra bunurile sau serviciile pentru care a încasat avansul. Un sold care crește constant, fără o creștere a veniturilor, ar putea indica o problemă în îndeplinirea obligațiilor.
Concluzie
Contul 419 este un barometru al sănătății operaționale și financiare a unei companii. Pentru părțile interesate, el reflectă nu doar datoriile companiei, ci și capacitatea managementului de a-și gestiona obligațiile și de a minimiza riscurile.

Bibliografie:
O.M.F.P. nr. 1.802 din 29 decembrie 2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate (publicat în M. Of. nr. 963 din 30 decembrie 2014).
Anexa O.M.F.P. nr. 1.802 - Reglementări contabile din 29 decembrie 2014 privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate.
O.M.F.P. nr. 2.844 din 19 decembrie 2016 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu Standardele Internaționale de Raportare Financiară (publicat în M. Of. nr. 1.020 din 19 decembrie 2016).
Anexa nr. 1 a O.M.F.P. nr. 2.844 - Reglementările contabile din 12 decembrie 2016 conforme cu Standardele Internaționale de Raportare Financiară.

Dorin, Merticaru